Une start-up qui grandit sans recruter tout de suite
À Lyon, une start-up de six personnes vend un service de suivi d'interventions à des artisans. Ses relances partent désormais seules, et l'équipe voit chaque prospect sans ouvrir de carnet.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Kazéo conçoit un logiciel de suivi d'interventions pour des entreprises de maintenance. Six salariés portent le développement, la vente et l'assistance. Le fondateur a passé la première année à chercher les premiers clients, en suivant tout dans un carnet et dans sa messagerie.
Chaque prospect repart d'un échange, d'une démonstration ou d'une proposition envoyée. Les coordonnées, les dates et les promesses vivaient dans la messagerie du fondateur. Personne d'autre ne savait où en était un dossier, ni ce qui avait été promis à qui.
Ce qui bloquait au quotidien
Les relances dépendaient de la mémoire. Un prospect tiède refroidi par trois semaines de silence, un appel noté sur un papier perdu, la même question posée deux fois au même client. Ce suivi prenait une heure de travail chaque jour.
Quand la première recrue est arrivée, il a fallu deux semaines pour lui transmettre l'historique. Les affaires en cours se sont un moment figées, faute de quelqu'un pour les faire avancer. La croissance reposait sur les quelques heures libres du fondateur, donc sur son énergie du soir.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Installation en deux jours
L'équipe Xone360 a installé la licence unique sur le VPS de la start-up en deux jours. Les prospects en cours ont été repris depuis la messagerie et le carnet, puis les six utilisateurs ont été formés sur leurs propres dossiers.
Un parcours de vente en cinq étapes
Chaque prospect suit le même chemin : premier contact, démonstration, proposition, négociation, signature. Le fondateur voit en un instant les dossiers bloqués et ceux sans suite depuis trop longtemps. Les comptes rendus d'appel restent attachés au dossier.
Des relances automatisées
Des messages de rappel partent seuls après une démonstration, puis à intervalle régulier tant que le prospect ne répond pas. Une proposition envoyée sans retour est relancée huit jours après. Près de 90 % des relances sont automatisées ; l'écriture reste personnelle.
Un tableau partagé chaque lundi
L'équipe ouvre la même liste : affaires en cours, rappels prévus de la semaine, propositions sans réponse. Le fondateur suit les signatures et les demandes d'assistance sans demander de compte rendu. Un seul endroit remplace les carnets personnels et les messages en privé.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Heure perdue chaque jour sur le suivi
Le fondateur ne fouille plus sa messagerie pour savoir qui rappeler.
Prospects rappelés dans la semaine
Deux fois plus de prospects reçoivent un rappel dans les sept jours suivant le dernier échange.
Délai maximal de rappel
Aucun prospect ne reste plus de deux jours sans recevoir un message de l'équipe.
Affaires sans suite oubliée
Chaque dossier classé sans suite réapparaît automatiquement dans la liste des rappels du matin.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Avant, je rappelais ceux dont je me souvenais. Maintenant la liste est faite le matin, et je consacre ce temps aux appels qui comptent. »
Thomas Berger Cofondateur, Lyon
Le même parcours chez vous.
Une démonstration de trente minutes avec vos propres exemples suffit pour voir si ce récit vous ressemble.
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