Un cabinet de recrutement qui garde chaque candidat
Douze personnes, deux bureaux et une centaine de postes ouverts par an : les candidats circulaient entre un tableur, des messageries et des notes papier. Xone360 a réuni les postes, les candidats et les relances dans un suivi unique, installé en quatre jours.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Le cabinet accompagne des entreprises industrielles et de services dans le recrutement de profils techniques et administratifs. Il compte douze personnes réparties entre un bureau de Lyon et un bureau de Saint-Étienne, dont cinq conseillères en recrutement. Chacune gère à la fois les postes confiés par les clients et les candidatures qui arrivent par la messagerie ou par les sites d'emploi.
Le suivi reposait sur un tableur partagé, une liste de tâches et la mémoire de chacune. Dès qu'un client appelait pour savoir où en était un poste, la conseillère ouvrait plusieurs messages pour reconstituer les derniers échanges. Les comptes rendus d'entretien vivaient dans des documents séparés, parfois joints au mauvais candidat, parfois introuvables.
Ce qui bloquait au quotidien
Un candidat relancé deux fois la même semaine, un autre oublié pendant un mois : les écarts se multipliaient dès qu'une conseillère changeait de poste. Les dossiers arrivaient encore après la fermeture d'un poste, sans que personne ne les lise. Le client, de son côté, répétait sa question à chaque appel.
La conséquence se voyait dans les délais. Une première mise en relation mettait deux jours à remonter, les candidats attendaient une réponse pendant que d'autres cabinets appelaient, et la direction consacrait une heure par jour à chercher où en était chaque affaire. Le cabinet perdait des missions faute de suivi, pas faute de candidats.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Postes et candidats réunis
L'équipe Xone360 a repris les postes ouverts, les candidats et les historiques depuis le tableur et les messages archivés. La licence a été installée sur le serveur du cabinet, et la reprise a duré deux jours.
Étapes de candidature
Chaque candidat avance d'une étape à l'autre : premier échange, entretien, retour du client, proposition, décision. L'étape en cours est visible d'un coup d'œil sur le poste correspondant, sans ouvrir d'autre document.
Relances programmées
Un rappel part quand un candidat attend une réponse depuis quatre jours, et quand un poste reste sans nouvelle depuis une semaine. La conseillère valide le message avant l'envoi, ou le laisse partir tel quel.
Formation sur les dossiers du moment
Les cinq conseillères ont travaillé en une demi-journée sur leurs propres postes en cours. Elles ont réglé ensuite leurs étapes, leurs modèles de courrier et leurs rôles avec la responsable du bureau.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Temps de recherche d'un dossier
La fiche du candidat montre son historique, ses échanges et son étape, sans ouvrir plusieurs messages.
Postes suivis jusqu'à la décision
Chaque poste ouvert porte sa date, son responsable et son état, de la demande du client à la fermeture.
Réponses envoyées dans la journée
Les comptes rendus d'entretien sont notés le jour même, au lieu d'être recopiés et envoyés le lendemain.
Gagnées chaque semaine
Le point d'équipe part du suivi du moment, plus d'une heure passée à remonter les informations de chacun.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Les candidats ne nous demandent plus où ils en sont. Nous ouvrons la fiche, nous voyons l'étape et la dernière date, et nous répondons tout de suite. »
Nathalie Perrier Directrice du cabinet, Lyon
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