Un promoteur qui ne perd plus aucune visite
Le promoteur mène trois programmes en même temps et reçoit des visites toute la semaine. Les prises de contact et les échéanciers de chantier vivaient dans deux outils différents. Xone360 réunit les visites, les relances et les jalons de chantier dans un suivi unique, installé en trois jours.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Le promoteur conçoit et commercialise des logements dans trois communes de la région lyonnaise. Il compte onze personnes : deux commerciaux au bureau de vente, une assistante, un conducteur de travaux et des partenaires intervenus par programme. Les visites se font sur des logements en construction, avec des rendez-vous pris la veille ou dans la semaine.
Les coordonnées des visiteurs restaient dans un tableur, les comptes rendus dans la messagerie et les échéanciers de chantier dans un planning à part. L'assistante rappelait les visiteurs quand elle s'en souvenait. Le conducteur de travaux, de son côté, annonçait ses jalons par courriel à trois destinataires différents.
Ce qui bloquait au quotidien
Un visiteur reparti sans réponse pendant dix jours revenait rarement. Les notes de visite, prises sur papier, n'arrivaient pas au commercial chargé du rappel, et deux personnes appelaient le même prospect tandis qu'un autre n'était jamais rappelé du tout.
Côté chantier, un retard de gros œuvre n'était pas visible avant la réunion du mois. Les dates annoncées aux acheteurs devenaient fausses sans que personne ne les corrige. L'assistante passait ses matinées à recopier les dates d'un planning vers un courriel à envoyer.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Visites suivies comme des affaires
L'équipe Xone360 a repris les contacts, les visites en cours et les programmes depuis le tableur du bureau de vente. La licence a été installée sur le serveur du promoteur en trois jours.
Relances programmées
Un rappel part deux jours après la visite, puis une semaine plus tard si le visiteur n'a pas répondu. Le commercial retrouve la note de visite, les biens montrés et les messages envoyés sur la même fiche.
Échéancier de chantier partagé
Chaque programme porte ses jalons : autorisation, gros œuvre, second œuvre, livraison. Une date décalée remonte sur la fiche du logement concerné, avec la nouvelle date à communiquer aux acheteurs.
Formation avec le bureau de vente
Les quatre personnes du bureau de vente et l'assistante ont été formées en une demi-journée sur leurs visites de la semaine. Les étapes de relance et les jalons ont été réglés avec le conducteur de travaux.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Visites suivies d'un rappel
Chaque visite porte sa date, sa note et son prochain contact, même quand elle est reprise par un autre commercial.
Visiteurs restés sans réponse
Les rappels partent à deux jours puis à neuf jours, sans dépendre du carnet de l'assistante.
Pour corriger une date
Un décalage de gros œuvre remonte sur la fiche du logement et sur la date communiquée, au lieu d'attendre la réunion du mois.
Réponses reçues la semaine suivante
Les visiteurs rappelés deux fois retrouvent le même commercial, avec la note et les biens vus lors de la première visite.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« J'ai enfin la liste des visites sans suite sous les yeux le matin. Avant, je la cherchais dans un tableur et j'oubliais la moitié des rendez-vous de la semaine. »
Élodie Chauvin Responsable commerciale, bureau de vente
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