Un grossiste qui voit ses affaires gagnées et perdues en une vue
Ce grossiste en équipement professionnel suit quarante comptes actifs et une centaine de propositions par trimestre. Gagnées, perdues et en cours se lisent dans une seule vue, mise à jour chaque jour.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
L'entreprise, à Lille, distribue du matériel de cuisine et de maintenance auprès des restaurants, des collectivités et des revendeurs. Trente salariés y travaillent, dont sept commerciaux qui couvrent trois départements. Chaque commercial tenait son propre tableur, avec ses colonnes et ses dates de rappel.
Le directeur commercial recevait un tableau récapitulatif le vendredi, recopié par ses équipes. Les affaires en cours s'écrivaient d'une façon, les affaires remportées d'une autre, et les dossiers perdus n'étaient souvent pas renseignés du tout. Le total du mois n'était connu qu'une fois le mois écoulé.
Ce qui bloquait au quotidien
Les chiffres changeaient selon la personne à qui l'on demandait. Un commercial déclarait une affaire gagnée, un autre attendait la facture, le service administratif attendait la commande signée. Le résultat était un décalage permanent entre ce que disait la salle de vente et ce que portait la comptabilité.
Les pertes étaient encore plus floues : sans motif renseigné, impossible de savoir si le prix, le délai ou la concurrence avaient fait dévier le dossier. La direction décidait sur des impressions. Les réunions commerciales commençaient par vingt minutes de discussion sur qui avait raison.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Une vue unique partagée par les sept commerciaux
L'équipe Xone360 a installé la licence sur le VPS du client en trois jours, puis repris les tableurs de chaque commercial. Toutes les affaires vivent maintenant au même endroit, avec le compte, le montant, l'étape et la date du prochain contact.
Trois états et un motif de perte
En cours, gagnée, perdue. Quand une affaire passe en perdue, un motif obligatoire est demandé : prix, délai, absence de réponse, projet abandonné. Le directeur a défini cette liste lui-même dans les paramètres et il peut la compléter.
Des chiffres consolidés chaque matin
Le total des affaires gagnées et le nombre de dossiers perdus se recalculent à chaque changement d'étape. La direction ouvre la vue avant la réunion du lundi et commente des faits datés, plutôt que des souvenirs de la semaine précédente.
Une lecture par secteur et par commercial
Les mêmes affaires se filtrent par territoire, par secteur client ou par personne en charge. On voit qu'un secteur décroche ou qu'un portefeuille manque d'affaires en cours, et on décide de la prospection en conséquence.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Toutes les affaires au même endroit
Sept tableurs personnels ont été remplacés par un seul suivi que chacun met à jour.
Pertes renseignées avec un motif
Les causes de défaillance se lisent désormais en liste et orientent les réunions commerciales.
Écart entre terrain et comptabilité
Le chiffre du jour est disponible le lendemain au lieu d'attendre la clôture du mois.
Temps du point hebdomadaire
La préparation disparaît : la vue projetée en réunion tient lieu de support.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Avant, chacun racontait son chiffre. Maintenant, on regarde la même vue, on sait ce qui est perdu et pourquoi, et la discussion porte sur la suite. »
Olivier Delattre Directeur commercial, Lille (59)
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