Un centre de formation qui remplit ses sessions sans ressaisie
Ce centre de formation professionnelle enchaîne les sessions toute l'année. Chaque page d'inscription alimente le suivi du candidat dès sa première demande.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Le centre, basé à Lyon, propose des sessions courtes en maintenance, en sécurité et en bureautique. Il emploie onze formateurs permanents et fait appel à une vingtaine d'intervenants. Les inscriptions arrivaient par téléphone, par courriel, par un formulaire hébergé ailleurs et par des feuilles remplies en salle.
L'administratrice ressaisissait chaque demande dans un tableur : nom, session souhaitée, niveau, financement, disponibilités. Elle rattrapait les pièces manquantes un par un avant de constituer le dossier. Le statut de l'inscrit vivait dans sa tête et dans ses colonnes, pas dans un outil que les autres pouvaient consulter.
Ce qui bloquait au quotidien
Entre deux relances, une même personne écrivait deux fois, ou une demande partait en souffrance sans que personne ne s'en aperçoive. Il manquait des pièces le jour de la session, ce qui obligeait l'administratrice à improviser. Une place partait parfois alors qu'un candidat attendait une réponse depuis plusieurs jours.
La direction n'avait pas de chiffre fiable sur le remplissage des sessions avant la fin du mois. Elle découvrait trop tard qu'une session partait à vide et qu'il fallait la déplacer. Les formateurs, eux, ne recevaient la liste des présents que la veille, par un message recopié.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Des pages d'inscription ouvertes en trois jours
Les pages ont été créées par l'équipe Xone360 à partir des vrais formulaires du centre, puis installées sur le site existant. Chaque session a sa propre adresse, ses conditions d'accès et ses pièces à fournir, sans intervention technique de la part du centre.
Un candidat qui entre une seule fois
Dès l'envoi du formulaire, la fiche est créée avec la session demandée et le mode de financement. Les champs renseignés plus tard se greffent sur la même fiche. L'administratrice ne ressaisit plus rien et ne recolle plus les échanges.
Des états visibles par tous
La demande passe d'en attente à dossier complet, puis à inscrit confirmé ou liste d'attente. Le secrétariat voit les pièces manquantes, la direction suit le remplissage de chaque session, et les formateurs reçoivent la liste à jour la veille.
Une relance intégrée au formulaire
Un candidat qui abandonne la page avant l'envoi reçoit un message de rappel avec le lien qu'il avait commencé à remplir. Ce réglage a été posé par la responsable administrative elle-même, dans les paramètres du formulaire.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Temps de saisie d'une inscription
La fiche est constituée à l'envoi du formulaire, sans reprise au tableur.
Sessions remplies sept jours avant
Le remplissage se lit chaque semaine, ce qui laisse le temps de déplacer une session.
Pièces réunies avant la session
Les documents manquants sont repérés dès l'inscription plutôt que le jour de la formation.
Mise en ligne d'une nouvelle page
Création, champs et relance configurés par le centre sans appel à un prestataire.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Avant, je passais mes matinées à recopier des demandes. Maintenant, la page remplit le dossier et je m'occupe des candidats qui posent des questions. »
Sandrine Vasseur Responsable administrative, Lyon (69)
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