Une agence immobilière qui n'oublie plus un rappel de visite
Cette agence organise une centaine de visites par mois sur un périmètre de deux villes. Les rappels et les confirmations partent maintenant sans intervention de l'accueil ni des négociateurs.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
L'agence, à Montpellier, emploie neuf personnes : quatre négociateurs, une secrétaire d'accueil, une gestionnaire de location et trois collaborateurs administratifs. Elle gère deux cent cinquante biens en mandat, entre locations et ventes. Le suivi tenait dans un agenda papier, dans les téléphones personnels et dans la messagerie.
Chaque visite se confirmait par un appel, puis par un rappel la veille. Les propriétaires attendaient un compte rendu après la visite, les locataires un rappel de dossier. Quand la secrétaire était absente, les négociateurs prenaient le relais à leur manière, avec des messages différents et des oublis faciles.
Ce qui bloquait au quotidien
Les visites non confirmées se multipliaient : un acquéreur se déplaçait pour un bien déjà retiré, un autre arrivait sans savoir que la visite avait été décalée. L'accueil passait un tiers de sa journée au téléphone pour donner des nouvelles que le logiciel aurait pu porter.
Les propriétaires, eux, jugeaient l'agence sur le silence. Sans compte rendu dans les deux jours, ils appelaient, parfois en double, et le négociateur rédigeait de nouveau une réponse qu'il avait déjà envoyée. Cette perte de temps pesait surtout en fin de journée, quand les visites s'enchaînaient.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Des rappels posés sur chaque rendez-vous
La visite créée dans Xone360 déclenche une confirmation à l'acquéreur, puis un rappel la veille. Près de 90 % des tâches de rappel sont automatisées dans l'agence. L'équipe Xone360 a installé la licence sur le VPS de l'agence en quatre jours et repris les mandats, les biens et les rendez-vous du mois en cours.
Un compte rendu attendu et envoyé
Si le compte rendu n'est pas saisi dans les deux jours après la visite, le négociateur reçoit un rappel interne. Une fois validé, le message part automatiquement au propriétaire avec les observations et la suite prévue.
Des confirmations ajustées par l'agence
Les délais, les textes et les destinataires se modifient dans les paramètres, sans développeur. La gérante a par exemple ajouté un second rappel pour les biens en mandat exclusif, réglage qu'elle a posé seule en un quart d'heure.
Une trace consultable par tous
Chaque message envoyé reste visible sur la fiche du bien et sur celle du contact. Un négociateur qui reprend un dossier sait ce qui a été promis, à quelle date, et évite de demander deux fois la même chose à un propriétaire.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Appels de confirmation passés à l'accueil
La secrétaire consacre désormais son temps aux visites sur place et aux dossiers en cours.
Visites confirmées la veille
Le rappel part automatiquement, y compris le vendredi soir et pendant les congés.
Délai moyen de compte rendu
Les propriétaires reçoivent des nouvelles avant de penser à demander où en est leur bien.
Rappels traités par journée
Le volume de rendez-vous a pu augmenter sans recruter à l'accueil.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« On ne court plus après les confirmations. Le logiciel rappelle, nous préparons le compte rendu, et les propriétaires savent où en est leur bien. »
Nadia Cohen Gérante d'agence, Montpellier (34)
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