Reprendre des données existantes sans perte
Une reprise d'informations échoue rarement en bloc. Elle échoue ligne par ligne : une colonne décalée, une date inversée, un contact dont le téléphone a disparu. Ces défauts se découvrent des semaines plus tard, quand on en a besoin. Ce guide décrète le contraire : on inventorie, on trie, on contrôle. Quarante-cinq minutes de préparation suffisent à rendre la reprise vérifiable plutôt que simplement rapide.
Trois points à régler avant la première étape.
Ces vérifications se font en dix minutes, une fois pour toutes. Une information manquante au départ se rattrape mal au milieu du travail.
- La liste complète des endroits où vivent vos informations : fichiers partagés, carnets, messagerie et tableaux personnels, y compris ceux que l'on oublie d'habitude.
- La définition de ce qui doit être repris en priorité, car tout reprendre allonge le travail sans rien apporter si une moitié des informations ne sert plus jamais.
- Une personne responsable du contrôle final, désignée nommément : c'est elle qui validera la reprise, pas le logiciel qui l'a réalisée.
Les étapes à suivre, dans l'ordre.
Une seule étape à la fois. Vous la terminez, vous cochez ses points, puis vous passez à la suivante sans revenir en arrière.
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01
Inventorier les endroits où vivent les données
Promenez-vous dans les dossiers de l'entreprise et notez tout fichier qui contient des informations sur vos clients, vos contacts ou vos affaires. Ajoutez les carnets, les tableaux de bord personnels et les messages archivés. Vous découvrirez probablement trois versions du même fichier, chacune tenue par une personne différente. Cet inventaire est le vrai point de départ : on ne peut pas reprendre ce que l'on n'a pas trouvé, et l'on trouve toujours plus que prévu.
Points à vérifier- Tous les dossiers parcourus
- Les versions en double signalées
- Les carnets et tableaux personnels listés
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02
Choisir ce qui mérite d'être repris
Tranchez fichier par fichier : repris, consulté seulement, ou abandonné. Les informations que vous n'avez pas ouvertes depuis deux ans ont rarement besoin d'une place dans le nouveau suivi. Gardez quand même l'ancien fichier en lecture seule, il reste consultable si un client ancien rappelle. Cette décision est la plus rentable de toute la procédure : elle réduit le volume, le temps de contrôle et le risque d'importer des doublons.
Points à vérifier- Une décision notée pour chaque fichier
- Les fichiers anciens gardés en lecture seule
- Le volume à reprendre réduit d'entrée
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03
Vérifier la structure avant tout transfert
Ouvrez chaque fichier retenu et regardez la première ligne : les en-têtes sont-ils uniques, les dates se lisent-elles de la même façon partout, les nombres utilisent-ils le même séparateur. Corrigez ces écarts dans le fichier d'origine plutôt que pendant la reprise, où ils sont plus difficiles à repérer. Une colonne mal nommée au départ produit des champs vides au bout, et l'on ne s'en aperçoit qu'en cherchant une information précise.
Points à vérifier- Des en-têtes uniques dans chaque fichier
- Les dates lisibles de la même façon
- Les écarts corrigés à la source
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04
Reprendre par lots plutôt que d'un coup
Découpez la reprise en lots cohérents : les clients actifs d'abord, puis les anciens, puis les fournisseurs. Un lot à la fois se contrôle, se recommence et s'explique. Une reprise monolithique, elle, oblige à tout refaire pour corriger une erreur de la dernière ligne. Après chaque lot, ouvrez quelques fichiers au hasard et comparez-les à l'origine. Le lot suivant ne démarre que s'il n'y a rien à redire sur celui-ci.
Points à vérifier- Des lots cohérents et séparés
- Un contrôle après chaque lot
- Aucun lot suivant tant que le précédent cloche
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05
Contrôler au hasard et non dans l'ordre
Ne parcourez pas la reprise du début à la fin : vous confirmerez ce que vous attendiez plutôt que ce qui cloche. Piochez des lignes au hasard, une cinquantaine suffit, et vérifiez chaque champ contre le fichier d'origine. Notez les écarts trouvés, même minuscules, car ils suivent souvent un motif : une colonne mal alignée ou une date mal interprétée. Corrigez le motif, pas la ligne isolée, puis refaites un tirage.
Points à vérifier- Une cinquantaine de lignes tirées au hasard
- Les écarts regroupés par motif
- La correction faite sur la cause, pas sur la ligne
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06
Verrouiller l'ancien fonds et annoncer la fin
Quand le contrôle est satisfait, placez les fichiers d'origine dans un dossier en lecture seule et donnez la date à toute l'équipe. À partir de ce jour, la nouvelle installation fait foi. Annoncez-le par un message court, avec la personne à contacter en cas de question sur une information ancienne. Cette clôture est aussi importante que la reprise elle-même : elle empêche la coexistence de deux références qui finissent toujours par diverger.
Points à vérifier- Un dossier en lecture seule après validation
- La date de clôture annoncée à tous
- Un interlocuteur désigné pour les questions anciennes
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07
Tenir une trace écrite de la reprise
Notez au fur et à mesure ce qui a été repris, depuis quel fichier, à quelle date et par qui. Le tout tient sur une page, à condition de ne pas décrire le détail de chaque ligne. Ce journal répond aux questions qui arriveront plus tard : d'où vient une information incomplète, pourquoi un ancien contact a été écarté, quel fichier faisait foi. Sans trace écrite, chaque doute oblige à rouvrir l'ancien fonds et à refaire le travail d'origine.
Points à vérifier- Une page tenue pendant toute la reprise
- La source de chaque lot notée
- Les doutes tranchés sans refaire le travail
Les quatre autres guides.
Vérifiez la procédure sur vos propres dossiers.
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